[24.11.2015] Как выбрать место для проведения конференции?

Организовывая конференцию, презентацию или семинар, мы невольно сталкиваемся с проблемой, как правильно выбрать зал для их проведения. Ведь при этом необходимо учитывать многие моменты, тонкости и пожелания, как ваши, так и участников. Подобрать конференц зал аренда которого обязательно планируется заранее, чтобы в нем оптимально сочетались все ваши пожелания, не так просто.

Немаловажным фактором правильного выбора помещения является его местоположение. Транспортная развязка должна позволять без труда к нему добраться любому участнику мероприятия. Также обращайте внимание на наличие рядом парковки, так как многим придется где-то оставлять свой автомобиль.

Основные принципы подбора подходящего конференц-зала:

  • местоположение;
  • вместительность;
  • техническое оснащение;
  • дополнительные услуги.

Если планируется посещение конференции иногородними гражданами, то целесообразно будет подобрать помещение в каком-нибудь отеле, в котором участники мероприятия смогут остановиться.

Выбирая размер конференц-зала, отталкивайтесь от количества планируемых приглашенных. Для того чтобы не создавать дискомфорта участникам собрания (по стандарту на одного человека должно быть как минимум 4 квадратных метра свободного пространства). Помещение не должно быть тесным, но и слишком пустой зал во время конференции не даст хороших результатов.

В зависимости от целей мероприятия, помещение должно быть оснащено необходимым оборудованием, микрофонами, монитором и т. д. Также должно быть хорошее освещение и присутствовать система кондиционирования.

Если же собрание планируется достаточно долгим, гости могут проголодаться, поэтому продумайте место для фуршета или хотя бы отдельное небольшое помещение для кофе-брейка.

Сочетание всех вышеперечисленных критериев при выборе конференц-зала можно считать идеальным вариантом для проведения подобных мероприятий.

к списку статей